By February 27, 2014 0 Comments Read More →

ELECTRONIC FILING & DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

E-Filing System
Menara Peninsula Hotel,  Jakarta | 20 – 21 Maret 2014 | Rp 3.750.000,-/person


Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.

Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentationdan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.

 


MATERI PROGRAM

  1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
  2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
  3. Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
  4. Nilai Guna, Fungsi Dan Manfaat Arsip/Dokumen Bagi Lembaga Negara/Badan Pemerintahan Dan Perusahaan/Perorangan.
  5. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
  6. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
  7. Regulasi terbaru Mengenai Pengolahan Dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan.
  8. Prosedure Filing System.
  9. Langkah-Langkah Proses Filing
  10. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Alfabetis
  11. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Numerik
  12. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Geografis Dan Filing Surat Subyektif
  13. Pemaparan Metode Pengawasan Dan Pemindahan Arsip
  14. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
  15. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim FIling
  16. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records Dan Archive).
  17. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen Dilakukan.
  18. Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
  19. Pemaparan Undang-Undang Kearsipan Ri Mulai Dari Awal Hingga Yang Undang-Undang Yang Terakhir (dari UU No. 7 tahun 1971 sampai dengan  UU Kearsipan 43 2009).
  20. Bagaimana mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen
  21. Menghitung rumus ratio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
  22. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
  23. Memahami implementasi dari  document control based on ISO 9001.
  24. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
  25. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
  26. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
  27. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
  28.  Langkah-langkah Operasional dari Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
  29.  Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
  30.  Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
  31. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
  32. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
  33. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
  34.  Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digitalcameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
  35. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
  36.  Cases study / diskusi / tanya jawab.

FASILITATOR

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi dan trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 20 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta  di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain  di PT. Asiana IMI Industries, Tbk.,  PT. COMBIPHAR,  di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training dan Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi salah satu trainer dan consultant di Markshare Training.

Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan pengembangan software EFIDMS (New EDMS).  Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.

GET FREE EFIDMS SOFTWARE

Investasi:

  • Rp 3.750.000,-/person Full fare

Share and Enjoy: These icons link to social bookmarking sites where readers can share and discover new web pages.
  • TwitThis
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Google Bookmarks
  • Y!GG
  • Digg
  • del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • MySpace
  • Technorati
  • YahooMyWeb
  • YahooBuzz

About the Author:

http://www.twitter.com/avisdjamal

Post a Comment